Qualität und Weiterentwicklung sind für JugendCoachingGiovani zentrale Bestandteile der täglichen Arbeit. Um diesen Anspruch auch in Zukunft zu sichern, hat sich das Team entschieden, die internen Arbeitsabläufe gezielt zu optimieren. Ein wichtiger Schritt dabei ist die Einführung eines modernen E-Akten-Systems.
Das neue System soll die Dokumentation der begleiteten Jugendlichen deutlich vereinfachen und strukturieren. Gleichzeitig wird die Erhebung statistischer Daten verbessert und verlässlicher gemacht. Durch ein einheitliches digitales Tool können Fehler im qualitativen und quantitativen Reporting reduziert werden. So entsteht mehr Übersicht, mehr Genauigkeit und mehr Zeit für die eigentliche Beratungsarbeit. „Mit dem E-Akten-System schaffen wir eine nachhaltige und sichere Arbeitsgrundlage. So können wir unsere Qualität weiter stärken und uns noch besser auf die Begleitung der Jugendlichen konzentrieren“, betont Sandra Mercuri, Koordinatorin von JugendCoachingGiovani.
Ein weiterer Vorteil ist die Digitalisierung des bisherigen Papierarchivs. Künftig können alle Akten sicher digital gespeichert werden. Das spart Ressourcen, schont die Umwelt und stärkt den Datenschutz. Gleichzeitig wird der Zugriff auf wichtige Informationen schneller und einfacher.
Inspiriert von den Kolleg*innen in Tirol
Das E-Akten-System wurde ursprünglich für Jugendcoaching Tirol entwickelt und wird dort seit mehreren Jahren erfolgreich eingesetzt. „Bei einem Austausch mit den Teamleiter*innen von JC Tirol konnten wir im vergangenen Jahr das System besser kennenlernen und für die eigene Arbeit entdecken,“ sagt Sandra Mercuri. Bevor JugendCoachingGiovani es verwenden wird, wird es noch entsprechend angepasst. Zudem sind eine Testphase sowie Schulungen für alle Mitarbeiter*innen vorgesehen. So wird sichergestellt, dass der Umstellungsprozess gut begleitet wird und reibungslos verläuft. In einem zweiten Schritt erfolgt die vollständige Digitalisierung des bestehenden Archivs. Ziel ist es, langfristig ganz auf Papier zu verzichten.
Ein besonderer Dank gilt der Stiftung Sparkasse sowie dem Amt für Jugendarbeit. Durch ihre finanzielle Unterstützung wurde die Umsetzung dieses wichtigen Digitalisierungsprojekts erst möglich.
